Sposób na konferencje.
Czyli jak przyciągnąć tłumy.

Wielkie, czy maleńkie stoisko? Prelekcja, czy bez niej? I wiele innych kwestii, ale… to wszystko nie ma większego znaczenia jeśli nie znajdziesz sposobu na przyciągnięcie do siebie uczestników.

Odpowiedzi nie znajdziesz na początku tekstu, ale z kolejnymi wersami masz szansę odnaleźć coś dla siebie i Twojej firmy – dla Was.

Właściwy wybór eventów, w których będziemy brać udział to osobny i wbrew pozorom niełatwy temat. Uwagę poświęcam mu w osobnym artykule. Tu skupmy się na tym co zrobić by udział w wybranych eventach stał się efektywną inwestycją. Koszt udziału w dużych branżowych eventach to kwoty od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych za pakiet konferencyjny.

Co jest ważne by zaistnieć w świadomości uczestników na danym evencie?
Oczywiście wyeksponowanie naszego logotypu na długo przed konferencją na stronie konferencyjnej i w materiałach promujących event z newsletterem i broszurami włącznie ma znaczenie, ale nie stanowi to jeszcze tego, o co tak naprawdę chodzi. Duże znaczenie ma to co będzie na samym evencie.

Czy warto mieć stoisko? Tak, ale pod warunkiem, że ono, oferta na nim, materiały marketingowe i osoby obsługujące je będą właściwie przygotowane i w przypadku osób – zmotywowane. Nie jeden raz widziałam nawet wielkie, kosztowne stoiska, przy których nic zupełnie się nie działo. Tak przy tych dużych jak i małych stoiskach można spotkać osoby, patrząc na które ma się wrażenie że są tu za kare, albo nie widzą sensu bycia na danym wydarzeniu, nie wiedzące co powiedzieć, pozwalające na to by gadżety rozchodziły się byle jak, byle do kogo.

Co zrobić by posiadanie stoiska przyniosło oczekiwane efekty w postaci wartościowych kontaktów czy nawet wstępnie zawartych transakcji?

1. Dobrze zlokalizować stoisko (na konferencjach np. przy cateringu, tam gdzie organizowane są przerwy kawowe, na targach przy głównej alei, tak by każdy musiał koło was przechodzić).

2. Przygotować zachęty jak:
a) atrakcyjne gadżety z www. i kontaktem (np. mailem)
b) foldery/ulotki z konkretnymi informacjami, www. i kontaktem
c) wielkie torby do których uczestnicy będą zbierać gifty nie tylko z waszego stoiska. Dlaczego? Ponieważ ci którzy was odwiedzą potem będą waszą żywą reklamą, przemieszczając się po obiekcie, gdzie organizowany jest event będą eksponować wasze logo i www. Kiedyś modne były torby papierowe. Dziś wielu skłania się ku ekologicznym torbom materiałowym, które wędrują później z naszą grupą docelową nie tylko podczas eventu, ale także po mieście przy okazji codziennych zakupów, etc.
d) hostesy/hości to też może być ciekawa opcja, ale pod warunkiem, że strojem przykuwają uwagę, a w rozmowie wiedzą i kulturą osobistą
e) konkurs z dobrą nagrodą, czyli to co może sprawić, że nawet przy najmniejszym stoisku w najgorszej lokalizacji mogą być tłumy. Co więcej, jeśli warunkiem udziału będzie uzupełnienie ankiety może przyczynić się to do przeprowadzenia badań opinii danego środowiska na określone kwestie. Ważne by to był konkurs, a nie loteria. Otwarte pytanie konkursowe wymusza kreatywność, ale też sprawdza się lepiej niż zamknięte, bo nie powinno być trudne, a przy pytaniu zamkniętym mogłoby być zbyt wiele odpowiedzi. Właściwe, otwarte pytanie konkursowe mogą poprzedzić 2-3 pytań zamkniętych pozwalających badać opinie społeczną. Takie dane można zbierać na kilku eventach, a wyniki badań wykorzystywać później w komunikacji PR (oczywiście warto je jeszcze zawsze zweryfikować)

3. Na stoisku powinny być osoby komunikatywne i znające ofertę, a do tego zaangażowane, potrafiące wyłapywać ludzi

4. Zawsze możecie też pomyśleć o dodatkowych usługach jak komunikacja przez megafony, na ekrana telewizyjnych, akcji na Social Mediach, czy komunikacji SMS do uczestników eventów. Fantastycznie jest gdy twój roll-up jest też przy wejściu i przede wszystkim w salach konferencyjnych tak by słuchacze wystąpień stale na niego musieli patrzyć. Jeśli macie możliwość pomyślcie też o czymś ekstrawagandzkim. Przykładowo: zorganizujcie akcje typu BTL, albo postawcie grę typu Guitar Hero przy swoim stanowisku dla uczestników. Pozwólcie sobie na kreatywność i zaskoczcie wszystkich.

Czy prelekcja może się przydać?
Zawsze warto mieć choćby krótkie wystąpienie. Nie zawsze i nie koniecznie musi być to prelekcja, choć dobra prelekcja to 90% sukcesu, a czasem nawet 100%. Być może trudno w to uwierzyć, ale na podstawie moich doświadczeń marketingowych z pełnym przekonaniem mogę powiedzieć, że tak właśnie jest. Pytacie o przykłady. Proszę:

Finovate 2014 wygrana Luxoft dzięki innowacyjnej, niebanalnej, zaskakującej 7 minutowej prezentacji jaką opracowaliśmy i zrealizowaliśmy z koleżankami i kolegami z działu marketingu tej firmy. Naszym sposobem było zaangażowanie dziecka, by pokazać, że korzystanie z aplikacji do analizy bardzo skomplikowanych procesów może być dziecinnie proste.

eCommerce Summit 2015 Dotpay nie miał swojego wystąpienia w formie prelekcji natomiast był organizatorem konkursu i otrzymał 60 sekund na zapowiedź konkursu, krótko nakreślając czym zajmuje się firma. Efekt puste stoisko konkurencji, pełne uczestników stoisko Dotpay. Jak to możliwe? Po pierwsze:
– dobry czas antenowy, czy raczej konferencyjny (tuż przed przerwą kawową, zaraz po wystąpieniu konkurencji
– uważne wysłuchanie prezentacji konkurencji poprzedzającej w/w 60 sekund, staranne notatki, a na tej podstawie wypunktowanie przewag konkurencyjnych oraz wyeksponowanie tych funkcjonalności w ofercie firmy, o których konkurencja mówiła, że są przyszłością
– swoboda sceniczna mówcy w zapowiedzi konkursu połączonej z krótką prezentacją firmy w taki sposób jak mowa powyżej, czyli nie umniejszając konkurencji, ale podkreślając swoje przewagi ofertowe

A co z działaniami około konferencyjnymi? 

Jeśli już wiecie, że będziecie na danym evencie to wasza grupa docelowa też powinna o tym wiedzieć. Informujcie na firmowych profilach społecznościowych i zaangażujcie pracowników by to udostępniali. Zapraszajcie do spotkania przy stoisku w Newsletterach, komunikacji PR. Pochwalcie się tym na stornie www.
Po evencie, albo już w jego trakcie mail’owo i/lub sms’owo podziękujcie za spotkanie tym od których uzyskaliście kontakt. Potem trzeba dopilnować by każdy otrzymał super ofertę, tj. taką by czuł się wyjątkowy, dopieszczony.

Kiedy możemy mówić o sukcesie udzialu w evencie?
Myślę, że należy mówić o dwóch podstawowych kryteriach oceny:
– wizerunkowy
– finansowy
Innymi słowy o sukcesie możemy mówić, gdy po evencie zostajemy w pamięci i jeśli będzie miał on przełożenie na umowy. Przy czym jeśli chodzi o to drugie to trzeba pamiętać, że to nie zależy już wyłącznie od marketingu, ale też, a może przede wszystkim od działu handlowego. To od handlowców zależy co dalej wydarzy się z wstępnie przygotowanym, zainteresowanym kontaktem. Przy czym oczywiście marketing może, a nawet powinien wspierać stale działania na potencjalnych klientach i tu można by mnożyć możliwe formy działań, ale to już temat na osobny artykuł.
To co istotne to aby pamiętać, że dział marketingowy, handlowy, a także produkcja/dział techniczny powinny tworzyć zgrany zespół z dobrym przepływem informacji. Razem pracujemy na sukces firmy.